Coordinación Administrativa

Director: Prof. Williams Fernández

Esta coordinación está encargada de controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de la dependencia.

Funciones

Asesoramiento técnico a la dependencia en el área que le compete.
Participación conjunta con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del presupuesto anual.
Control de la ejecución del presupuesto.
Establecer los objetivos a lograr por la unidad y determinar los recursos y acciones necesarias para alcanzarlas.
Administración de los recursos económicos y materiales de la dependencia.
Coordinación del registro de bienes muebles de la Facultad o Unidad.
Dirigir las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.
Establecer controles eficientes sobre el proceso administrativo.
Coordinación de la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia.
Proposición de nuevos procedimientos.
Mantener informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas, Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.
Asignación y supervisión de las tareas del personal a cargo.
Diseño y calificación de las partidas a egresos extraordinarios.
Autorización de cheques y erogaciones presupuestarias.
Verificación de los trámites por solicitudes de compras de divisas.
Control del movimiento financiero que se llevan en los bancos.
Control de las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago.
Asistencia y participación en reuniones de comité de compras.
Control del funcionamiento de caja.
Informar a las autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad.
Orden y verificación de los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.
Orden y verificación de trámites de viáticos.
Velar por el efectivo funcionamiento de la archivos dentro de la dependencia.
Elaboración de proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.
Redacción de correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad.
Firma de la correspondencia de la unidad.
Supervisión y control de los ingresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la dependencia.
Velar por la buena administración de los recursos de la unidad.
Elaboración de la memoria y cuenta de la unidad.
Clasificación, ejecución y control del funcionamiento del fondo fijo especial asignado.
Cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Elaboración de informes periódicos de las actividades realizadas.